時間管理
前述のドラッカーの本の2章にありますが、時間を記録し、管理し、ひとまとめにしろとありました。
早速、一週間自分の仕事時間を記録してみました。
方法
Excelのシートを用意*1。
自分が行った全ての行動を記録。以下は一例。
仕事内容 | 仕事分類 | 開始時間 | 終了時間 | 所要時間 |
PC起動 | 雑務 | 8:20 | 8:22 | 2分 |
メール | 雑務 | 8:22 | 8:35 | 13分 |
○○展示会の資料作成 | 仕事 | 8:35 | 8:42 | 7分 |
電話対応 | 雑務 | 8:42 | 8:43 | 1分 |
○○展示会の資料作成 | 仕事 | 8:43 | 9:33 | 50分 |
トイレ | 休憩 | 9:33 | 9:36 | 3分 |
○○展示会の資料作成 | 仕事 | 9:36 | 9:41 | 5分 |
電話対応 | 雑務 | 9:41 | 9:46 | 5分 |
○○展示会の資料作成 | 仕事 | 9:46 | 10:00 | 14分 |
定例会議 | 会議 | 10:00 | 11:08 | 68分 |
で、後は分類別に集計して眺めて楽しむなりして下さい。
結果
先週1週間記録した結果ですが、仕事時間に占める、「仕事」の割合は大体集中してるときでも60%ぐらい、ひどい日だと35%ぐらいまで落ちていることがわかりました。
まあこれは昼休みなども集計に含めていますから、業務時間に絞った場合にはもっと割合が増えるのでしょうが、それにしてもひどいです。35%て。
で、その日の内容を見てみると、以下のことがわかりました。
- とにかく仕事が細切れにされている(仕事の合間にメールみたり、職場の人と話したり、etc...)
- 雑務が多い
- 集中できてない(ていうかお前、ネット見すぎ)
確かにその日は集中できなかったのは事実なのですが、これはひどいです。
改善
そんなわけで、次の日は以下のことに注意しました。
- 仕事をとにかくひとまとめにする。仕事の調子が乗らないからって気分転換にメールみたりしない。集中できなくても仕事にかじりつく。
- メールは朝来たとき、昼休み前、昼休み後、変える直前だけ見るようにする。
そうすると、仕事量は全体の50%に回復しました。(雑務が減ったのもありますけど)
さらに気づいたのは、「かじりついて仕事してると、難しいなと思った仕事でも少しづつ色々見えてくるようになってくる」ということですね。
結構疲れるのですが、きっと慣れなのだと思います。
まあできる人にとっては当たり前のことなのだと思いますが、愚かな私はようやくこういうことに気づきました(気づかされた)…。
時間を記録するのは、もう少し続けます。