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アンカンファレンス企画メモ

第一回hadoopアンカンファレンスを実施したのでそのメモ。
イベントの内容ではなく、どうやって企画・運営したかのメモ。
完全に自分用。

概要

通常のカンファレンスとの違い
  • 明確な発表者がいない
    • ……のが理想だけど実際はそうもいかないので色々協力依頼はしておく
  • 複数に分かれて同時並行で進める
    • 通常の勉強会よりも広い会場の確保が必要
  • 最初から飲み食いする
    • スポンサーがいない限りは有料カンファレンス。お金の計算や処理等が発生するし、台風等が発生したときのリスクも考慮擦る必要あり
    • 飲み食いができ、かつプレゼンなどもできる場所の確保が必要
  • 2次会がない
    • 時間的余裕がある(遅くに始めるということも可能)
  • ustはしない
    • 単純に楽。

企画

会場の確保
  • 超重要
  • 私の場合は EC-ONE/ウルシステムズ/ノーチラス さんにお世話になった(本当にありがとうございました)
  • 前述の通り、使用出来る場所はおのずと限られてくる
協力要請
  • アンカンファレンスの理想はその場で参加者にテーマを決めてもらうことだが、アンカンファレンスに慣れてない人が多い 2011 年現在の日本だと厳しい気がするので予め何人かの人にお願いしてテーマを出してもらうようにした方がいい
  • また、ディスカッションするのが趣旨だがディスカッションがうまく回らないことも考慮して、「テーマ発表者の受け答え役」も用意した方がいい(発表してない人がローテーションで受け持てばいいと思う)
    • 結局は杞憂だった。みんなすごくディスカッションします
  • ある程度の人数にお願いする必要があるので、協力依頼も少し多めにしておくといい。参加者も急用でこれない場合があるということは関係者も急用でこれない場合がある
    • 通常のカンファレンスと違い、欠席になってもダメージはあんましない
予算とロジスティクス
  • 重要なので後述。1人2,000円でピザとビール買ってお釣りが来るぐらい。リスクを考慮して多少余らせるぐらいで予算組んだほうがいい
規模
  • グループに分かれるので、イベントの規模はわりと自由に調節できると思う
  • 10人1グループぐらいに分かれるとグッド
  • Hadoop アンカンファレンスは関係者合わせて50人ほど。4グループに分かれて実施
時間

以下、Hadoop アンカンファレンスのタイムスケジュールを例にとる。

17:00 主催者、EC-ONE に到着。会場設営開始(もうちょっと遅くてもいいかも)
17:30 - 18:00 ピザ・飲み物等到着
18:00 受付開始
18:00 - 19:00 適当に飲み食いしながらしゃべってもらう
19:00 - 21:00 アンカンファレンス開催

19:00 - 19:10
インストラクション・テーマ決め
議題を出す人達(8人の予定)は、自分のグループで何を話すかをポスト・イットに書いて壁に貼ってもらいます。
19:10 - 19:15
移動タイム
参加者は壁に貼られたテーマを見て、自分が参加したいディスカッショングループに加わります。
テーマは前半後半で分かれているので、前半の方から選んでください。
19:15 - 19:45 ディスカッションタイム・1セット目
19:45 - 19:50 移動タイム
19:50 - 20:20 ディスカッションタイム・2セット目
20:20 - 20:25 移動タイム
全員で集まります。
20:25 - 20:55
まとめ
テーマを出した人が、どんなディスカッションをしたかのまとめを順々に発表していきます。
20:55 - 21:00 クロージング

21:00 - 22:00 撤収作業、完了次第解散

セッションを30分1セットでとったが、短すぎるという意見が多かった。
1時間1セットの枠と30分1セットの枠両方用意した方がいいかもしれない。
次回はそうしてみる。

イベント告知のタイミング
  • 3週間前、ページ公開、募集開始。
  • 1週間前と当日にリマインダ。

予算とロジスティクス

ロジスティクス
  • ドミノ・ピザ
    • 7枚セット20,000円がお得。ネット割引もつくのでさらに安くなる
    • 50人21枚だと2,3枚ぐらいあまる程度
  • ビール 350ml 4ケース
  • チューハイ(ビール飲めない人用) 350ml 1ケース
  • 氷 2袋
  • 烏龍茶 2リットル 3本
  • サイダー 1.5リットル 2本
    • カクヤスで買って 25,000円ぐらい
    • 50人でちょうどぴったりはけた
  • ウェットティッシュ
  • ゲストカード
  • ペンとポスト・イット
  • ゴミ袋
  • ナプキン
  • 紙皿
  • 紙コップ
  • 掃除機
  • ぞうきん
  • 参加者リスト(自分たちで用意)
  • 領収書
    • 印鑑を忘れずに持っていくように
予算
  • 有名な経験則通り、参加者の2割は欠席するという前提で計算する
  • Hadoop アンカンファレンスは 61人参加希望者がいて 44人参加(キャンセルしてない人もいるので実際はもうちょい少ない)
    • 台風の影響も考えると、ほぼ法則通り
  • 前述の通り、1人 2,000 円出してもらえば十分お釣りがくる
    • 皆さんの懐具合を考慮すればもっと削ってもいいけど、リスクとれなければ 2,000円とった方がいいと思う。管理楽だし、余ったら次回のイベントに使えばいいし
    • 予算ギリギリで組むと台風やらなんやらで人全くこなくて数万円の損害を被るとかある話なので注意

台風等の災害発生時(中止の判断)

  • カクヤスは当日午前まで
  • ドミノ・ピザは作る直前(1時間前ぐらい)まで。すごい
  • ヒアリングしたところ、都内の場合は以下の基準がそこそこ適切だという結論にいたった
    • 警報が出ている and 山手線運休
    • 山手線が止まるということは他の在来線や私鉄もかなり止まっていることが予想されるので、開催は厳しいと思われる

アンカンファレンスでの実際の作業

会場設営
  • いすは不要。ほしい人のために少し用意しておくぐらい。座りたきゃ自分で出して、ぐらいのノリで
  • 机は飲食物を並べる用にほしい
  • ホワイトボードは各グループ1枚づつあるのが理想だがなくてもまあ大丈夫
  • ディスカッションする場所は予め名前を決めておく(部屋名があれば問題ない)
受付開始とネットワーキングタイム
  • ポスト・イットを使って、どの場所でどういうセッションを持つかを関係者に貼ってもらう
  • 枠が空いてれば飛び入りも大歓迎
  • 好きなように飲み食いしてもらえばいい。普通の飲み会と変わらない
  • 領収書を要求されたら必ず発行すること
  • 遅れてきた人用の連絡手段は確保しておくこと
  • 早退する人をどうするかも考えておくこと
アンカンファレンス開始
  • 最初は全体で集まって流れを説明する
  • 慣れてきたらあっさりでいいと思う
  • ディスカッション中はタイムキーピングを忘れずに
    • 各グループに任せてしまってもいいかもしれない
  • hadoop アンカンファレンスの場合は最後に全体で集まってディスカッションの内容を共有した。必須ではないけど推奨。
終了後
  • 撤収作業、参加者にも手伝ってもらって片づける
  • お金のカウントはきっちりやりましょう
  • 会場貸してくれた人・会社にちゃんとお礼を言いましょう